Transport Management System adalah sistem yang mengelola pengiriman barang. Artikel ini menjelaskan definisi dan alasan mengapa Anda membutuhkannya.Â
—–
Menurut jurnal Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review (2016), Transport Management System adalah sistem perangkat lunak yang mendukung proses pengambilan keputusan transportasi dengan menyediakan fungsi-fungsi seperti perencanaan dan optimisasi rute, alokasi dan penjadwalan kendaraan, pemilihan dan evaluasi penyedia layanan logistik, pemantauan dan kontrol pengiriman, audit dan pembayaran pengiriman, serta analisis kinerja transportasi.
Istilah yang kerap disingkat menjadi TMS ini, masih menurut sumber yang sama, juga memfasilitasi pertukaran informasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proses transportasi, seperti pengirim barang, penerima barang, penyedia layanan logistik, otoritas pabean, dan pihak ketiga lainnya¹.
Sementara itu, menurut buku Transportation Management with SAP (2015) karya Bernd Lauterbach dan kawan-kawan,TMS tidak hanya terkait perangkat lunak seputar bisnis transportasi, tapi juga, mencakup fungsi-fungsi seperti perencanaan transportasi, pengiriman barang, pemantauan pengiriman, penagihan pengiriman, dan analisis transportasi. Sistem ini juga memungkinkan integrasi dengan sistem lain, seperti sistem manajemen gudang, sistem manajemen pesanan, dan sistem ERP.
Mengapa diperlukan konsep TMS?
Melansir berbagai sumber, konsep Transport Management System diklaim sangat diperlukan khususnya di bidang logistik karena memberikan banyak manfaat. Beberapa di antaranya, adalah:
- Menghemat biaya
TMS dipercaya dapat mengurangi biaya administrasi dengan membandingkan tarif pengangkut secara otomatis dan memesan pengiriman secara digital. Selain itu, TMS juga diklaim dapat mengurangi biaya pengiriman dengan mengoptimalkan muatan dan rute pengiriman, serta mengotomatisasi tugas-tugas yang sebelumnya memakan waktu, seperti dokumentasi kepatuhan perdagangan dan penagihan angkutan.
- Meningkatkan kualitas layanan
Hal lain yang membuat TMS diperlukan adalah kemampuannya meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan pengiriman tepat waktu dan akurat. Kemampuan tersebut dibarengi kemampuan memberikan visibilitas real-time terhadap operasi transportasi, informasi dan dokumentasi kepatuhan perdagangan, serta kemampuan pelacakan dan penelusuran.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Hal terakhir yang membuat TMS diperlukan adalah kemampuannya meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses-proses seperti perencanaan transportasi, eksekusi pengiriman, manajemen angkutan, audit kontrak, pembayaran, dan penjadwalan pesanan.
Selain itu, TMS juga dapat memberikan dasbor, pelaporan, dan analitik yang membantu perusahaan meramalkan permintaan transportasi, menganalisis tarif dan profitabilitas, dan beradaptasi dengan cepat terhadap situasi yang tidak terduga.
Apa itu WMS dan apa bedanya dengan TMS
Untuk membahas perbedaan antara WMS (Warehouse Management System) dengan TMS, ada baiknya kita membahas terlebih dahulu definisi dari WMS.
Istilah ini, menurut Natesan Andiyappillai dalam International Journal of Logistics Systems and Management, adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengontrol operasi gudang sehari-hari, mulai dari saat barang dan bahan masuk hingga keluar dari pusat distribusi atau pemenuhan.
Lalu, apa bedanya TMS dengan WMS? Merujuk pada berbagai sumber, perbedaan keduanya dapat dilihat melalui fokus dan dampak yang dihasilkan:
- Fokus
Dari sisi fokus, WMS diketahui berfokus pada proses di dalam gudang, seperti penerimaan, penyimpanan, pemilihan, pengemasan, dan pengiriman barang. Sementara TMS berfokus pada proses di luar gudang, seperti perencanaan rute, pelacakan pengiriman, audit tagihan, dan optimisasi beban.
- Dampak
Terkait dampak, WMS dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, meningkatkan visibilitas inventaris, memperbaiki pelayanan pelanggan, dan menurunkan biaya operasional. Sementara TMS dapat meningkatkan efisiensi transportasi, mengurangi biaya pengiriman, meningkatkan kepatuhan peraturan, memperbaiki kualitas data, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Apa saja yang terlibat dalam TMS
Terdapat beberapa komponen atau fungsi utama yang terlibat dalam TMS, antara lain:
- Perencanaan transportasi: Menentukan moda, penyedia layanan logistik, muatan, rute, dan jadwal pengiriman terbaik.
- Pelaksanaan transportasi: Melakukan pemesanan pengiriman, pembuatan dokumen dan label pengiriman.
- Manajemen pengiriman barang: Memantau status pengiriman barang, menangani masalah atau insiden, dan berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait.
- Penagihan pengiriman: Menghitung biaya pengiriman, memverifikasi dan mengaudit faktur pengiriman.
- Analisis transportasi: Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data transportasi, membuat laporan dan dasbor transportasi.
Kesimpulannya, dengan Transport Management System (TMS), perusahaan dapat memilih jasa angkut barang terbaik berdasarkan tarif, ketersediaan, dan kualitas layanan.
