Delivery order adalah salah satu komponen penting di bidang jasa angkut barang. Berikut ini definisi serta keuntungan menggunakannya.
—
Dalam bisnis yang bergerak di bidang penjualan barang atau jasa, delivery order adalah dokumen penting yang harus disiapkan. Delivery order berisi perintah pengiriman barang yang dibuat oleh penjual agar barang dapat dikirimkan ke pembeli sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
Berikut ini kita akan membahas pengertian, keuntungan, dan sistem yang bekerja dalam delivery order.
Definisi Delivery Order
Delivery order adalah dokumen yang berguna sebagai surat perintah untuk menyerahkan barang yang dipesan oleh pembeli, baik pembeli dalam kota, luar kota, ataupun luar negeri. Untuk menyusun dokumen ini, umumnya menyesuaikan kesepakatan antara pihak penjual dengan pembeli. Jadi, di dalamnya berisi rincian secara detail mengenai barang yang sudah dipesan.
Umumnya, delivery order diberikan oleh penjual kepada staff gudang supaya bisa menyiapkan produk yang ingin dikirim. Berkas ini akan dijadikan sebagai acuan saat menyusun surat jalan, dimana ini akan dibawa oleh kurir ketika pengantaran menuju lokasi yang sudah disebutkan pembeli.
Delivery order setidaknya berisi beberapa informasi penting seperti berikut ini:
- Nomor delivery order atau surat jalan. Nomor DO ini harus unik yang berarti tidak boleh double.
- Nama dan alamat lengkap dari bisnis yang menjual produk berupa barang atau jasa.
- Nama dan alamat lengkap dari orang yang membeli barang atau jasa.
- Waktu atau tanggal pengiriman barang.
- Rincian barang yang ingin dikirim, meliputi jumlah, nama barang, satuan barang, dan lain sebagainya.
Keuntungan Delivery Order
Delivery order memberikan banyak keuntungan karena terkait dengan pengiriman barang agar sampai ke tujuan dengan selamat. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari pembuatan dokumen ini:
- Dokumen Resmi
Delivery order berfungsi sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa penjual telah memproses pesanan barang kepada pihak ekspedisi secara rinci. Dengan demikian, terdapat dokumen tertulis yang dapat menunjukkan hal tersebut.
Tanpa dokumen resmi seperti ini, jika terjadi kesalahan, penjual tidak memiliki bukti yang cukup kuat bahwa kesalahan tersebut dilakukan oleh ekspedisi yang mengirimkan barang.
- Bukti Pengiriman untuk Penerima
Hanya melalui dokumen ini, sudah cukup menunjukkan bahwa penjual telah mengirimkan pesanan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Oleh karenanya, dokumen ini dapat membuat pembeli merasa lebih aman dan lega karena barang yang dipesan telah diserahkan kepada kurir.
- Melacak Paket
Dokumen ini biasanya menyertakan nomor resi pengiriman. Resi pada delivery order berfungsi sebagai identifikasi barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi ke alamat penerima. Dengan nomor ini, Anda dapat mengetahui posisi barang, apakah sedang dalam perjalanan atau masih di gudang.
Pelacakan dapat dilakukan melalui situs web ekspedisi. Nomor ini dapat diberikan kepada penerima agar mereka dapat melacak paket mereka sendiri.
- Perjanjian Pengiriman dengan Jasa Ekspedisi
Delivery order adalah perjanjian pengiriman antara penjual dan jasa pengiriman barang. Karena itu, terdapat berbagai ketentuan yang telah disepakati oleh kedua pihak.
Jika terjadi masalah di masa depan, Anda dapat mengambil langkah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misalnya jika terjadi kerusakan atau kerugian, maka dengan dokumen ini Anda dapat mengambil langkah yang diperlukan.
Sistem Delivery Order
Sistem delivery order adalah cara kerja atau mekanisme dari proses pembuatan dan penggunaan delivery order dalam pengiriman barang. Sistem ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur dari masing-masing perusahaan. Namun, secara umum, sistem delivery order meliputi langkah-langkah berikut ini:
- Pembeli melakukan pemesanan barang kepada penjual melalui berbagai media, seperti telepon, email, website, atau aplikasi.
- Penjual menerima pemesanan dan membuat delivery order berdasarkan rincian pesanan. Delivery order kemudian diberikan kepada staff gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang yang dipesan.
- Staff gudang mengecek ketersediaan barang dan menyiapkannya sesuai dengan delivery order. Jika barang tidak tersedia atau ada perbedaan dengan pesanan, staff gudang harus menginformasikan kepada penjual untuk melakukan konfirmasi atau perubahan.
- Setelah barang siap, staff gudang membuat surat jalan yang berisi informasi yang sama dengan delivery order. Surat jalan ini akan dibawa oleh kurir sebagai bukti pengiriman barang.
- Kurir mengambil barang dari gudang dan mengantarkannya ke alamat tujuan yang tertera di delivery order. Kurir juga harus memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan delivery order dan surat jalan.
- Penerima barang harus menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan barang. Kurir kemudian mengembalikan surat jalan yang sudah ditandatangani kepada penjual sebagai laporan pengiriman.
Perbedaan Delivery Order dengan Delivery Note
Meskipun sering disamakan, delivery order dan delivery note memiliki perbedaan yang signifikan. Delivery note adalah dokumen yang dibuat oleh penerima barang untuk memberikan umpan balik atau catatan kepada pengirim barang. Informasi seperti jumlah barang yang diterima, kondisi barang, waktu penerimaan, dan lain-lain biasanya tercantum dalam delivery note.
Dokumen ini berfungsi sebagai alat komunikasi antara penerima dan pengirim barang. Selain itu, delivery note juga dapat digunakan untuk evaluasi atau perbaikan kualitas layanan pengiriman. Pengirim dapat menerima delivery note melalui berbagai media, seperti email, fax, atau pos.
Untuk lebih detail, berikut adalah beberapa perbedaan antara delivery order dan delivery note:
- Delivery order dibuat oleh pihak pengirim barang, sedangkan delivery note dibuat oleh pihak penerima barang.
- Delivery order berisi perintah pengiriman barang, sedangkan delivery note berisi umpan balik atau catatan tentang pengiriman barang.
- Delivery order diberikan sebelum pengiriman barang, sedangkan delivery note diberikan setelah pengiriman barang.
- Delivery order digunakan sebagai acuan untuk menyiapkan dan mengantarkan barang, sedangkan delivery note digunakan sebagai alat komunikasi dan evaluasi layanan pengiriman.
Melalui penjelasan-penjelasan di atas, maka dapat dipahami bahwa di bidang jasa angkut barang, delivery order adalah salah satu komponen yang sangat penting untuk dipahami.
